どうも40代で社会保険労務士を目指すottoです。
プロフィールでも紹介しましたがottoは長年IT業界でお世話になっていました。コンピューターが関係すれば割となんでも屋さん的な位置で仕事をさせていただいていたので、ソフトウェアからハードウェアまでこなしてる感じ。
お客様の悩みを聞いてITで解決するなんてこともよくありましたが、割とよくあったのが経理のIT化サポート。パソコンやサーバーにインストールして使う比較的高額なタイプや、最近ではお手頃なクラウド経理ソフトなんてものあります。ただ、一般的に販売されているソフトウェアだと自社の痒い所に手が届かないことが多くカスタマイズのご要望をいただくことも多かったです。
経理のIT化が一段落すると次に問題になることが多いのが、勤怠管理です。最近でもタイムカードを使って紙で管理していたり、エクセルで作った出勤簿に毎日書き込む形式だったりする会社さんも多いんです。そうなると、月初には経理部が一日かけて勤務状況を給与計算のためにパソコンに入力するなんて仕事が出てきたり、そのために毎月残業が発生したり。最近では勤怠管理をきちんとしましょうって法律も厳しくなってきていて勤務状況を正確に管理する必要性が増しています。働き方改革が進んできてリモートワークだったり時差出勤だったり、多種多様な働き方を取り入れる企業も増えてますね。いろんな働き方をする人の勤怠を正確に管理するってかなり大変。経理部の負担がますます増えてる。みんなの働き方改革をするためにバックオフィスの残業時間が増えているっておかしくない？
最近では勤怠管理システムも世の中にたくさん存在しています。それぞれ特色があって企業によって求める機能も違うので、どのソフトが最高！というのはなかなか難しい。ただ、その中でottoが扱ったことがあるソフトは
・マネーフォワードクラウド勤怠
・HRMOS（ハーモス）以前のieyasu
どちらも一長一短ですし、できることにそこまで差はありませんがあえて特色をあげるなら
マネーフォワードシリーズと親和性が高い
マネーフォワード会計や給与を使用している企業であれば料金パッケージに含まれている
打刻方法が多彩
勤怠管理に特化しているため料金が安い
という感じでしょうか。
今、会計にマネーフォワードを利用しているならマネーフォワードクラウド勤怠を利用すると費用的にも操作性の統一という面でもおすすめできます。
ただ、今は別の会計システムや給与管理システムを利用していて、今回は勤怠管理システムのみを導入したいということであれば、HRMOSは費用を抑えることができるのでおすすめになります。
どちらもAPI連携とかCSV連携といって、対応している給与管理ソフトであれば勤怠データーを取り込んで給与計算ができてしまう！なんていう機能があります。ottoの経験上、あっという間に給与計算が終わって経理部の人が不安になるくらいの劇的効果があります。これで経理の残業代を減らせるならある程度システムにお金かけてもいいよねっていう判断もありですよね。
でも、うちの会社に導入するって大丈夫かな？対応できるかな？って不安になりますよね。具体的にどんなことができるかというと
- 出勤・退勤の打刻（今までタイムカードでしていたもの）
- 日々の勤怠確認（何時に出勤して何時に退勤したのか）
- 残業や休暇の申請・承認
- 有給休暇の付与・残数管理
- 残業管理や36協定の管理
なんていうことができます。
社員によって所定労働時間が違うとか、出勤時間が違うとかももちろん対応可能。
今月の残業時間が法定を超えそうだよっていうアラートを出すとか、有給休暇を自動的に付与したり有効期限を社員に見せることも可能。有給休暇の有効期限って社員の方は結構気にしていて、担当者にちょくちょく質問してきて、そのたびに担当者は台帳をめくって答えるなんて風景もよく見ます。1度答えるだけなら大した時間じゃなくても、みんなから何度も聞かれたら答える時間だけでも馬鹿になりません。
これが結構面白いんですが、いろんな打刻方法に対応しているんです。システムを導入していないとタイムカードだったり、事務所備え付けの出勤簿に手書きだったりしますが、勤怠システムを使えば紙は不要。
- 各自支給されているパソコンからWEB画面を開いてWEB打刻
- スマートフォンに専用アプリを入れてアプリ打刻
- 事務所にICカードリーダーを準備して、従業員は配られたICカードをかざして打刻（定期で使うSUICAでもOK）
- 事務所にタブレットを置いて画面に表示された自分の名前をタッチして打刻
なんてことも。
スマートフォン打刻ならGPSを使って現在地も記録できるので、リモートワークや出張先での打刻管理も可能。
さらにHRMOSなら
- LINEやslackを使った打刻
なんてものまであります。
企業にとっては様々な働き方の従業員を管理出来て便利！
導入した企業さんに喜んでいただいてます。
そうなんです。これだけ色々できるってことは、導入時点での作業がかなり重要＆大変なんです。
今の勤怠管理状況や、どんな問題を抱えていて何を解決したいのか。予算はどれくらいか。社員さんへの教育はどうするのか。ヒアリングしないといけなことがとても多いんです。通常業務をこなしながら、新たにシステムを導入する余裕なんてないという企業さんがほとんどかも。
そんな企業さんにたくさん出会ってきたotto。そんな経験がITに強い社労士になりたい！という夢の原点なのかもしれません。まだ社労士合格していないですが勤怠システム導入支援は今でも可能です。興味があればお声がけください。
40代で社会保険労務士を目指すottoでした。よかったら応援よろしくお願いします！
